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平成20年2月9日(土)準備委員会打ち合わせ

15:00〜16:45 浜松北高同窓会館     議事録:企画吉川
2009年度北高同窓会総会にむけてのスケジュールについて。
・事務局長、実行委員長より、同窓会総会に向けての実行委員会のおおまかなスケジュール表が提示されました。
・これから各部会で、細かく詰めていきたいと思います。
・スケジュール表のExcelシートはこちら
【イベント】
2008年
1月上旬(2日)学年同窓会
3月上旬チケット販売
5月中旬意見交換会
5月下旬チケット割り当て
関西支部総会
6月上旬役員会・懇親会
7月上旬静岡支部総会
7月下旬(26日)2008年総会
10月下旬幹事引継式
11月上旬ゴルフコンペ参加
11月下旬(20日)幹事連絡会
2009年
1月上旬(2日)学年同窓会
5月中旬(16日)意見交換会
6月上旬関東支部総会
6月中旬役員会・懇親会
7月下旬(25日)2009年総会
10月下旬(24日)幹事引継式

【事務局】
2008年
1月中旬グランドホテル予約
4月上旬名刺発注
4月下旬名刺完成
6月上旬総会2次会手配
6月中旬予算計画開始
7月中旬チケット代金清算
10月上旬学年同窓会予約
10月中旬300万円借入
2009年
8月上旬会計報告作成

【総務】
2008年
1月下旬市長スケジュール予約
10月中旬学年同窓会案内
【企画】
2008年
1月上旬テーマ決定
2月下旬記念誌広告入稿
4月下旬講演会講師内定
5月中旬講演会講師決定
【広告】

【関東支部】

2009年度北高同窓会総会個別ミッションと担当について
・2009年度北高同窓会総会個別ミッションと担当についておおまかな表が提示されました。
・今後、各部会で詳細を詰めて、スケジュールの決定及び予算作成を行っていく予定です。
 担当ミッション具体的な作業
1事務局お金の管理予算管理
出金管理
2企画テーマ決め 
3事務局スケジュール管理全体的な準備について
各部会
4 総会の運営タイムテーブル
司会
進行
5 来賓リストアップ
招待状
会場での接待
6 懇親会の設営 
7 講演会講師の選定、依頼
宣伝
8 広告集めリストアップ
説明会実施
管理
契約獲得
集金
9 記念誌(パンフレット)・・・特集記事
10 チケット販売2008年チケット販売
2009年チケット作成
2009年チケット販売管理
11 受付 
12 会場の段取会場計画
会場確保
会場飾りつけ
13 記念品 
14 衣装 
15 会議の設営 
16 議事録作成
公開
17 封筒、名刺印刷 
18 ホームページ 
19関東支部関東支部総会 
20事務局同窓会本部とのパイプ 
記念誌の構成について
・例年を参考にすると、広告が50〜60ページ、全体で90ページぐらい。
・挨拶文(学校長、同窓会長)は1000文字ぐらい。写真も依頼。
・特集は25ページぐらい。
・特集の内容、企画をブレストしましょう。
・記念誌は、協賛企業配布700冊(広告も約同数取れるとして)、当日配布分1,500冊ぐらい必要か。
・5,6月ぐらいまでに特集の内容を決めて写真を撮影したい。配るのが翌年夏なので、夏の写真がよいので。
・講師なども決まらないと予算も組めないが、同5,6月ぐらいまでに記念誌の予算も決めたい。
チケットについて
・協賛企業にも配る。
・総数は、5,000枚ぐらい。
・見本は小河路君が持っている。広告依頼する伝票、複写のサンプルも小河路君が持っている。
・チケットは表面だけの印刷にすると、金額がかなり安く上がる。例年、裏面に校歌が印刷してあったが、記念誌にも校歌は掲載されているのでチケットには校歌は不要か。
熊野先生の8mmフィルムのDVD化について
・10分1万円(全体で3万円ぐらい?)で依頼できるので、支出で計上する。
2008年同窓会総会記念誌に掲載する2009年度同窓会総会の案内広告について
・笠松さんがたいへん素晴らしい広告を作成してくださった。
・32回生にデータを送る。
・どのような広告か知りたい方は、学年実行委員までお問い合わせ下さい。実行委員はお正月の同窓会の案内チラシに載ってます。
本日の会議の様子です。

今日の参加者。左から、小河路、一正、哲也、笠松(東郷)、稲穂、吉川。
冬の雨が冷たい一日でした。
この後、夜は親睦会が行われました。